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構建醫院信息化建設檔案管理三層設計、五段控制

醫院信息化建設過程中的檔案管理一般在驗收時由甲方提出,按照國家檔案管理標準、工信廳等部門驗收要求,做檔案驗收及交接工作,但是經常會出現檔案收集不齊、不全或檔案管理混亂等現象,醫院信息主管部門無法在新晉員工培訓,日常運維管理,后續改擴建等方面實現對已建方案進行全過程追溯,亦無法為醫院運營提供高質量的支撐。

醫院信息化建設檔案管理僅為工程檔案管理分支之一,檔案管理又根據行業不同、項目不同等會有不同的要求,檔案管理工作需要考慮所涉及項目全生命周期文件資料以及一體化管理方式,做好前置檔案管理規劃、過程中的管理控制以及后置歸檔、查閱、利用等工作。

為了做好醫院信息化建設檔案管理工作,結合海南省腫瘤醫院信息化建設施工實踐,特提出了“構建醫院信息化建設檔案管理三層設計、五段控制”的管理模式。

一、醫院信息化建設檔案管理存在的問題

(一)缺乏前置規劃導致文檔管理無序

醫院信息化建設僅為醫院建設過程中極小的一部分,普遍存在對醫院信息化建設檔案管理不重視的問題上,在建設初期缺乏醫院信息化方案的設計、優化、施工、交驗以及后期運維等方面的檔案管理前置規劃,導致整體項目進展過程中檔案收集、歸檔及利用無序,對后續系統運營埋下隱患。

(二)缺乏醫院信息化建設檔案管理細則導致資料統籌不全

醫院信息化建設過程中,產生的文檔數量多、種類多、流轉節點多,沒有完善的檔案管理細則,對項目實施各階段應收集、歸檔的文件材料不清楚,導致文檔資料統籌不齊全,項目存在問題時無法追溯歷史相關實施文件,文檔不能得到有效的控制、及時的保存、有效的利用。

(三)文檔管理與項目過程脫節

檔案資料收集管理往往沒有與項目實施進度同步進行,醫院信息化建設實施過程中文檔資料不及時準確收集、整理、分析,導致文檔管理與項目過程脫節,使負責人無法全面了解工程實際情況,難以判定目標是否偏離,不能及時采取調整措施,對項目管理缺乏全面性和預見性,造成實施過程混亂,項目成本增加。

(四)不重視過程文件管理,文檔利用效率低下

過程文件主要記錄工程項目的進展等各方面的情況,通過各種過程文件不斷的推動并控制項目的進展,在過程中,檔案人員參與醫院信息化項目建設的活動面非常窄,只能作為相關文件材料的保管者而已,對醫院信息化項目建設規程中的相關問題不清楚,監理對項目檔案審查不嚴,最終因缺乏過程文件的監管而導致文檔利用效率低下,影響項目的進展以及質量。

(五)成果性文檔的檢查確認落實不到位,返工整改頻繁

醫院的信息化建設,涉及到臨床、醫技、行政等各個職能部門,從需求調研到方案落實,開工實施到驗收的各個階段,均需落實各個職能部門的信息化需求,并根據落實過程中的記錄、數字、文件等基礎資料進行整理分析,形成成果性文檔后做備案管理。如果對相關成果性文檔確認不到位,導致最終項目成果與需求不一致,存在頻繁返工或項目扯皮的情況。

二、醫院信息化建設檔案管理三層設計、五段控制

檔案管理模型以項目全生命周期考量,分為基礎層、過程文檔層、成果文檔層等三個層次,并在項目需求分析階段、方案設計與優化階段、施工階段、驗收與交付階段、管理與運維階段等五個階段進行分析與質控,對每個階段所涉及的過程性文件與成果性文件進行前置準備,以更好地在每個工作階段完成具體工作內容,以實現項目施工具體交付成果與初期需求設定相匹配的目標。

為了對文檔更方便的歸檔、檢索、分析及利用,可以參考國家標準及各單位具體需要,可以對文檔分為技術類、管理類,以及更細致的分類,我院對過程性文件以及成果性文件簡單分為技術類文檔及管理類文檔進行統籌管理。

(一)檔案管理三層設計

規劃好檔案管理基層階段,是做好信息化建設檔案管理的基礎,其他兩個層次所涉及文件內容均由執行該項目每個階段計劃中產生,因此,在檔案基層規劃階段,需對項目計劃、形象節點控制、造價標準、質量要求、運維管理等全過程進行前置規劃和分析。

1、檔案管理基礎層

檔案管理基礎層即為信息化建設項目方案全生命周期階段,明確為需求分析階段、方案設計與優化階段、施工階段、驗收與交付階段、管理與運維階段,以此為基礎的統籌該項目建設過程中所涉及的過程性文件以及成果性文件。

2、過程性文件層

過程性文件層即為項目運行中過程技術、管理主題的記錄,過程文檔管理對于醫院信息化建設保障有序、高效、質量運行。過程性文檔有很多涉及技術、管理信息,其科學的管理有利于項目的管控、項目交付物的質量提升更是為后期運維管理提供相應的技術和依據。

3、成果性文件層

成果性文件則為信息化建設項目中全周期的項目各節點進行總結性輸出以及下一階段的開始文件,更直觀的反應項目運行過程,可以支撐醫院信息部工作人員更方便、快捷獲取醫院信息化現狀以及運行關鍵節點信息,做好對醫院臨床業務發展以及提升醫院運行效率基礎工作。

(二)檔案管理五段控制

1、項目需求分析階段

醫院信息化建設前期,需要解決的是如何更好摸清醫院各職能科室、臨床診斷業務科室以及其他部門的信息化需求,由于工作內容及業務流程迥異,導致需求差異極大,因此需建立需求調研清單,并根據《信息化建設需求分析三點五步法》,分階段完成需求清單的初步制定、補充、完善以及專家論證修改再到需求的技術轉化等工作,在這一過程中,產生大量會議紀要、初步需求清單、補充完畢的需求清單等過程性文件,過程性文件既包括各類子系統的需求描述等管理類文檔,也包括醫院弱電工程的各子系統圖紙類技術文檔,最終形成《醫院信息化需求分析報告》這樣的成果行文件,指導醫院信息化建設一體化解決方案的技術規劃、產品選型、功能目標等具體內容設定。

2、方案設計及優化階段

該階段工作分為兩步完成,其一,需要根據醫院信息化需求報告初步制定醫院信息化建設解決方案,在制定解決方案時可以按照“先技術再成本”的方式開展解決方案組織工作,即優先從技術角度,參考各類所采用技術成熟度以及發展趨勢,制定解決方案;其二,在解決方案優化階段,根據醫院資源整合能力進行優化,也就是估算醫院自有資金以及能夠調用的各類資源能力,在保證技術目標前提下,對初步解決方案在品牌選擇、布點數量、工藝選擇、材料選擇等方面進行優化,這樣才能保證方案在技術上“適度領先”,在成本上“可承受”。

在這一階段就可以形成解決方案初稿、各類會議紀要、各類產品選擇型資料、各子系統圖紙修改不同版本等系列過程性文件;也根據醫院信息化建設方案終稿以及招標管理相關規定起草、定稿招標文件等成果性文件,并在招標文件中明確品牌推薦表、參與建設單位資質要求、技術方案、評標方式等要求。

根據該階段文檔管理要求,來完善、指導方案建設及優化的具體工作內容,以保證整體信息化建設工程質量;同時在該階段所做決策會影響項目整體投資額的80%,因此更需要審慎。

3、施工階段

項目施工階段,所涉及的是施工圖紙深化、項目組織管理、物資物料供應等能力,在這一階段,所產生的過程性文檔包括各類子系統圖紙修改版本更新管理、工程協調會議紀要、設備設施調試記錄等資料。

成果文件則包括由設計院匯總確認的最終版圖紙、產品進場確認相關文件以及通過規范程序做的變更文檔、監理管控文檔等文件。

通過對過程性文件、成果性文件進行細致收集,就可以實現在該階段每個工作環節的質量控制,以及提供物料進場、工藝選擇、設備設施調試等質量保障。

4、驗收與移交階段

項目進入收尾階段后,涉及項目驗收和向甲方移交過程,該階段需要完成系統配置文檔、故障分析報告、培訓記錄、應急處理方案等過程性文件以及各子系統功能說明書、運維操作規范、運維管理制度、竣工圖紙等成果性文件。

為了保障在移交與驗收過程中收集齊全各類文檔,應首先根據國家驗收標準和程序,成立由專家參與的驗收小組,確定驗收標準和依據,其中主要復核項目各子系統建設目標、設備設施品牌選擇、項目時間及質量質控、功能實現等方面是否與主體合同描述及要求一致,同時在數量驗收、功能驗收以及質量驗收嚴格鎖定標準,在質量批記錄、分步分項記錄、測試記錄等方面嚴格把關,完成初驗后,建立問題整改清單,并跟蹤實現最終合格交付,而實現歸檔收編。

5、運維管理階段

運維管理具有持續及長期性,涉及全院信息系統的維護支持管理,須根據醫院自身特點及運營狀態對臨床業務發展、醫院經營決策進行支撐和保障。

這時醫院信息化跟多建立在系統運行的穩定性、故障響應以及處理及時性等各方面,并隨著醫院業務發展,在業務流程、運營效率等方面持續優化和完善,同時實現過程性文檔的收集與成果性文件的保存和利用。

在這一階段過程性文檔更多的在日常維護記錄、故障處理記錄、各類系統運維評價、各類技術培訓與交流紀要等文件;成果性文件更多表現在需要建立系統使用程序、制度以及信息部門的管理體系性文件。

通過對以上制度、程序的執行,來保障在運維管理過程中,系統的穩定性和服務的及時性,以數據為基礎不斷優化服務能力,為醫院運營發展提供持續信息化保障。

總之,信息化檔案管理三層設計、五段控制這一工具,指引和規范了信息化建設過程中的每一關鍵步驟,通過對所涉及的具體檔案提出要求,從而實現對項目目標、質量管理、時間節點控制、投資造價等方面進行控制;再者,在醫院信息化建設的具體實踐中,項目檔案反映了整體項目的真實面貌,從項目開始立項,就把檔案管理工作列入實施計劃中,與項目全周期進行實時的歸檔、控制、管理,確保檔案資料準確性和完整性,使其在項目實施時起控制作用,項目決算時發揮憑證作用,項目完工后發揮運維作用,項目擴建時發揮追溯作用。

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